business dept jobdesc

Business department Jobdesc

Tadinya pertama kali masuk kerja, saya ga tau itu bagian apa, kerjaannya ngapain aja. Malah sempat terlintas dipikiran kalo bisnis itu kayak marketing, jualan barang

Trus saya pertama kali masuk bisnis departemen itu jd asisten, minggu pertama saya disuruh belajar di Warehouse

Belajarnya tentang potong stok, material2 sepatu yang ada digudang, seperti macam2 kulit, masalah2 tentang kulit dan cara qc kulit, komponen, tali, buckle, packing material, eyelet, dll

Trus pas minggu ke2 saya belajar di MCC. MCC itu bagian yang kerjanya ngitung satuan dari material yang dipotong cutting dept

Abis dari MCC 3hr, saya belajar ke purchase ga sampe 1minggu. Ngeliatin gimana anak purchase buka PO (Purchase order), ngepush supplier, sampe sistem B2B..sekarang mah uda lupa

Dari situ malah tambah bingung, sebenernya bisnis itu kerjaannya apa se?

Pertama masuk bisnis saya disuruh ngeprint planning, ngeshare, fotokopi

Pokoknya kerjaan yg serba busy deh, namanya aja business,hehehhe

Trus saya dikasi kerjaan seperti

1. nota produksi, yaitu nota yang berisi material sepatu beserta satuan dan kebutuhan yang diperlukan dalam 1 working number(nota kerja)

Nota produksi dibagikan ke tiap departemen, seperti upper warehouse, cutting, stitching, midstore, lasting/asembling, midsole, outsole warehouse

2. Packing list, yang isinya mencakup pembagian size dan penempatannya dalam karton

Ukuran karton (ukuran karton bergantung terhadap ukuran inner box dan PPC atau pairs per carton), cbm (ukuran karton dlm cm dibagi 1000000, gunanya untuk menghitung besar kontainer waktu export),nomer urut karton, dll

3. Factory plan. Factory plan yang saya kerjakan tergantung dari customer. Ada factory plan yang berisi forecast atau perkiraan order yang akan kita terima per tgl expor

Jadi tiap minggu harus di update, balance antara plan dengan aktual order yang diterima. Untuk kekurangan order yang belum diterima factory biasanya di push agar tidak terjadi missing

Ada juda factory plan berisi production date, shipment date dan expected material delivery

4. Order packing material. Untuk packing material tiap sepatu bisa berbeda-beda tergantung bentuk dan jenis sepatunya. Packing material terdiri dari karton, inner, tissue paper, polybag, chopstick, layer, dll

Untuk packing material ini ordernya mudah, yang bikin susah itu adalah ngepush supplier supaya order yang datang bisa tepat waktu kurang lebih minimal 1mggu sebalum assembling jalan

5. Direct carton label. Ada beberapa tujuan expor seperti UK dan US, tapi ada juga expor yang langsung ke negara tujuan, dan labelnya biasanya ngeprint sendiri

6. Printing board, bentuk sablonan disesuaiin sama letaknya di sepatu. Trus pesen ke supplier, sesuai nomer Order customer fitting dan bulan expornya.

Terkadang yang namanya schedule stitching itu maju mundur maju mundur cantik, makanya setiap minggu harus dicek printing boardnya sudah datang apa belum.

Belom lagi kalo ada additional order yang tgl expornya mepet2, pasti juga kejar2an pesennya

Begitu saya pindah brand, tugas juga ganti, jadi handle:

1. Packing list, sebenernya se konsepnya sama aja antara brand 1 dg lainnya, yang bikin beda adalah beberapa tambahan yang direquest sm customer, seperti customer minta dicantumkan markingan karton dipacking list

2. Label, untuk label biasanya pesan di supplier label di jakarta. Sedangkan yang order adalah customer sendiri.

Jadi tiap minggu kita ngecek in, data yang harus kita pesan uda available belom, kalo belum berarti blm bisa minta diorderkan, tapi kalo sudah available berarti sudah bisa minta dipesankan oleh customer(brand)

Biasanya available kurang lebih sekitar 53hari dari tanggal export

Kalo sudah pesan, kita follow up ke supplier yang dijakarta langsung, apa sudah bisa diproses dan kapan akan dikirim ke factory

sambil ngecekin juga, kapan produksi akan jalan supaya bisa matchingkan dg tgl kedatangan label nya

3. Orderlist. Orderlist isinya rangkuman semua orderan, dari mulai nomer PO, artikel, tgl expor, qty, range size, dll. Orderlist ini acuan untuk ngerjain file2 yang lainnya

4. Sample shoes dan leather swatch. Dari mulai ngelist sepatu/swatch datang, ngeshare sepatu cfm ke produksi, minjemin sepatu cfm, ngepush sepatu2 cfm dan swatch material baru untuk season baru, sampe ngirim sepatu ke Cina dan customer

5. Nginput order di system, sampe nginput size. Wah ini fatal banget, secara antara sepatu cewe dan cowo range size nya beda. Belom lagi antara US dan UK itu fittingnya beda. Saya uda 2x salah input,hehhehe..

6. Ngelist PO#purchasing dari semua orderan, dari bulk order sampe sample. Trus diupdate tgl ETD yang dikasi supplier bwad perkiraan barang kirim dan kapan datangnya.

Bisa nututin tgl expor apa ga, kalo ga, ya minta maju ke supplier

7. AQL inspection report, bisnis tugasnya ngiput dan ngasi form AQL ini berdasarkan order, trus difollow up ke inspection dept, mana aja yg uda diinspect n hasilnya apa

8. Weekly summary report, yaitu laporan mingguan ke customer yang isinya production date dan tangal inspect

9. Monthly report, yaitu laporan bulanan yang dikirim ke pusat Accounting (Vietnam), isinya mengenai order yang di berangkatkan dlm 1 bulan, beserta nomer invoice dan harga.

Untuk monthly ini kita harus cocokan dulu sama gudang packing dan export departemen. Biasanya dikirim 2x, pertengahan bulan dan akhir bulan

10. shipping report. Ini adalah laporan dari export, mengenai order yang akan dikirimkan, biasanya expor buat shipping report berdasarkan packinglist dari bisnis, dan mereka kroscek lagi

11. Forecast, laporan ke accounting mengenai kisaran order yang telah kita terima per bulan expor beserta harganya.

Trus saya pindah brand lagi, kali ini saya yang pegang brand langsung, jadi Bisnis bukan assisten lagi. Jadi kerjaan bertambah deh

1. Input orderan ke web, upload PO customer ke web. Termasuk ngerevisi web untuk semua informasi yang ada perubahan dari customer.

Dari mulai revisi no PO#, revise tgl expor, revisi qty dan rangesize, dll

2. Laporan ke customer. Segala macam laporan ke customer, seperti monthly loading, Inspection report (karena QC brand ga stay di factory), factory plan, sampe masalah2 mengenai material yang ada, dan solusi nya, termasuk kalau ada material delay atau permintaan customer untuk majukan tgl expor

3. Laporan intern, seperti monthly, forecast, shipping report, input PO# ke website

4. Purchase planning, semua material sepatu, seperti: leather upper, lining, buckle, size label, outsole dan footbed (tdk termasuk packing material), dan follow up ETD melalui purchase dpt

5. Jiagongfengfa, yaitu nota laminating dari dvp dan nota benang.

Isinya adalah pemakaian bahan2 laminating dan penguat yang dipakai oleh dept cutting dan beserta satuannya, jika untuk dept stitching

Bisnis bertugas apply new material code (jika bahan laminatingannya baru), dan menginput ke system

Pokoknya segala macam komplain larinya pasti ke bisnis…hahaha